ＦＡＱ
ＦＡＱ（よくある質問）
Ｑ．内容証明郵便の書き方、出し方は？
内容証明郵便の書き方、出し方については、以下のステップで進めます。
- 内容証明郵便の文書を作る
- 封筒を作る
- 取扱い郵便局に持ち込む
内容証明郵便とは？
内容証明郵便は、郵便方法の一つで、相手方に送った文書の内容を郵便局が証明してくる制度です。配達証明をつけることで、その文書が相手にいつ届いたかも証明できます。
そのため、証拠に残しておいた方が良い通知に使われるものです。
内容証明郵便の文字数
内容証明郵便では、まず中身の文書を作成する必要があります。
この文書では、１枚あたりの文字数に制限があります。
そのルールを破って文字数をオーバーすると受け付けてもらえません。
縦書きの場合、1行20字以内、1枚26行以内です。
横書きの場合、1行20字以内、1枚26行以内。
または、1行13字以内、1枚40行以内などの制限があります。
通常は、1行20字以内、1枚26行以内のレイアウトを利用することが多いです。
最近では、縦書きでの内容証明郵便はあまり見ません。
用紙の指定はありません。コピー用紙に印刷したものでも大丈夫です。
動画解説はこちら。
手書きの場合、内容証明のフォーマットの原稿用紙が売っています。
どこで手に入るかというと、文房具屋などです。この用紙では、縦書きのレイアウト書式を使うことも多いです。
この用紙に手書きで書くと、原稿用紙の枠が赤字なので、相手に与えるインパクトが大きいという事はあります。
最近は、手書きでの内容証明郵便は多くなく、パソコンのワードファイルなどで、書式の行数を設定し、そのフォーマットを使って文書を作成することの方が多いでしょう。
内容証明郵便の文字数のルール
この文字数カウントでは独自のルールがあります。
たとえば、括弧は、とじるところまで合わせてて1字とカウントします。
（）で１字です。
kgは２字とカウントされます。
○で囲んだ場合、この○自体が１字とカウントされます。
②だと、○と２で２文字とカウントされます。
英字は、固有名詞しか認められていませんので、日本語で記載する必要があります。
数字は１文字としてカウントします。数字では半角にすることもありますが、半角でも全角でも１文字です。カウントしやすいように、あえて全角で記載することも多いです。
「、」や「。」の句読点も１文字です。
パソコンで文書を作成している際に、空白の行を入れるような場合には、この行は行数にはカウントされません。文字間の空白も同じです。
空白ではなく、１文字でも文字がある場合には、１行とカウントされます。ページ下にページ番号を入れると、これで１行とカウントされることになります。
内容証明郵便の書き方
中身の文書は、通常、タイトル、本文、差出年月日、当事者欄があります。
内容証明郵便のタイトルには、特に意味がありません。
通知書、ご通知などとすることが多いでしょう。
なにかの督促であれば、督促状などとすることもあります。
当事者の記載として、宛先、差出人の記載をします。
個人の場合は住所、氏名、会社などの法人の場合は所在地、社名。分かる場合には代表者名を記載します。
宛先には、普通の手紙と同じように、「様、殿、御中」などを付けましょう。
差出人欄には押印するのが通常です。代理人がいる場合、代理人が押印します。
弁護士が代理人として発送する場合には、弁護士の印鑑のみ押印します。
当事者欄の記載は、郵便局に持っていく封筒の差出人と受取人と一致していなければなりません。
電話番号については本文に記載してあっても、封筒に記載は不要です。
内容証明郵便の中身
内容証明郵便には、本文の文書以外のものを同封することはできません。
請求書や返信用封筒も同封できません。添付書類として図面を付けたり、離婚届を同封する、画像を添付することも認められていません。
本文に図面も使えません。ＱＲコードを記載するのもダメです。
これらを送りたい場合には、別便で普通郵便や書留等で発送し、内容証明郵便の本文では、別便で送ると記載することもあります。
完成した文書を３通、準備します。
１通が相手に送付され、１通が控え、１通が郵便局保管となります。
手書きの文書であっても、コピーが可能です。
宛先が複数の場合には、その分、相手に送付する写しが必要になります。相手が２名であれば、４通が必要です。
内容証明郵便と印鑑
郵便局に持ち込む場合には、印鑑を押します。３部を持ち込むのであれば、３部ともに押印します。押印後のコピーではなく、コピー後に押印です。
差出人欄の押印捺印以外に、いわゆる割印も必要です。
正式には契印と呼びますが、文書が２ページ、３ページと続く場合、ページのつづり目に押印します。
複数ページの場合、ホチキスで製本します。枚数が増える場合には、各ページのつづり目に契印が必要です。
両方のページに渡るように押印し、文書が一体であることを示すのです。
また、誤字を訂正する場合にも、訂正印として印鑑を使います。本文の文字を削除する場合には、２本線で消します。
欄外の余白欄に押印し、挿入や削除する文字数を記載します。
ハンコは三文判でも構いません。郵便局で訂正を求められることがあるので、持ち込みの際には、同じ印鑑を持っていくようにしましょう。
送り先が複数の場合の同文内容証明
同じ文書を複数箇所に送る場合、同文内容証明と呼ばれる方法を使います。
これには、
- 完全同文内容証明
- 不完全同文内容証明
の2種類があります。
完全同文内容証明は、受取人の住所氏名も含めて全く同じ内容証明郵便です。
この場合、複数の受取人全員が宛先に記載されています。この場合、郵便局に持っていく通数が、宛先人の数+２となります。
受取人は自分以外に誰に送付されたのか、文書を見ればわかります。
誰に出したのか受取人にわかってもよい場合などに使います。
これに対し、不完全同文内容証明は、本文は同じものの、受取人の住所氏名は、その人の記載しかしないものです。
受取人全員は記載されず、受取人は内容証明郵便が送られたのが自分だけなのかわかりません。
この場合、郵便局に持ち込む文書は、控え、郵便局保管用は連名で受取人全員の記載をし、相手方に送る分についてだけその受取人のみ記載した文書を準備します。単純にコピーできないので、手間は増えます。
内容証明郵便の封筒サイズ、宛名シール
内容証明郵便を郵便局で発送してもらう際には、本文の文書のほかに、封筒を準備します。
封筒の種類やサイズに制限はありません。
普通の郵便で使える封筒なら大丈夫です。弁護士が内容証明郵便を使う際には、封筒サイズは長形３号のサイズを利用することが多いです。一般的によく使われる封筒サイズだからです。封筒サイズに迷うなら、長形３号の封筒を利用すれば問題ないでしょう。Ａ４の用紙であれば三つ折りにして入れます。
宛名の書き方も一般の封筒と同じです。
表に受取人の郵便番号、住所や氏名を記載。裏や下に差出人の住所・氏名を記載します。
ただ、この記載のルールとして、内容証明の文書に記載のものと同じように記載しなければなりません。
複数の相手に出す場合、封筒は１人１人それぞれの住所・氏名を書いて作ります。
宛名の記載はラベル、宛名シールを使っても大丈夫です。
内容証明郵便の出し方
内容証明郵便は、文書、封筒の書類が準備できたら、郵便局に持ち込んで出します。
内容証明郵便の送付方法は、郵便局への持ち込みになりますので、ポスト投函等は認められていません。
また郵便ですので、ヤマト運輸等運送会社に持ち込むこともできません。着払いでの発送もできません。公正証書とも全く別物です。
内容証明を取り扱う郵便局は、ある程度の規模のところに限られています。
すべての郵便局で取り扱えるわけではありません。
事前に対応郵便局をチェックしておくべきです。
土曜日や日曜日、年末年始などに対応できるかどうかも、郵便局によって違いますので、個別に問い合わせをする必要があります。
夜間何時までやっているかどうかも、郵便局によって違ってきます。
ネットで内容証明郵便
内容証明郵便は、インターネットを使って発送することもできます。
e内容証明といいます。
弁護士事務所などで内容証明郵便を発送するときには、最近ではこちらを使っている事務所の方が多いです。
インターネットを使って発送できるので、24時間発送が可能です。
郵便局の窓口が空いてるかどうかをチェックする必要もないです。費用については、クレジットカードで払うことが多いでしょう。
また、本文の文字数も、郵便局に持ち込むより多くできます。
そのため、本文が長い文書の内容証明の場合には、インターネットを使ったほうが費用が安く済むことにはなります。
文字の大きさについて、e内容証明のサイトでは、10.5ポイント以上145ポイント以下と指定されています。145ポイントを使うことはないと思いますが、小さい方には気をつけた方が良いかも知れませんね。
e内容証明では、文書をWordファイルで作成し、これを送信します。
ファイル自体を送るので、封筒等を準備する必要もありません。
内容証明郵便の効力としては、郵便局の窓口に申し込んでも、e内容証明を利用しても違いはありません。
ただし、印鑑を押すことはなく、文書が印刷されて、相手方に届くことになります。
郵便局に持ち込むような場合には、弁護士名義での文書だったりすると、弁護士の印鑑を押して出します。赤い朱肉を使うと、黒字の文書に赤い印鑑が押されており、その分相手が怖いと感じる可能性はあります。
そこで、基本的には良い内容証明を使い、このような威圧的な効力を狙うときだけ、郵便局の窓口へ持ち込む方法を使い分けるのが良いでしょう。
内容証明郵便の意味
内容証明郵便とは、郵便方法の1つです。一般書留のオプションとしてつけるものです。
どのような内容の文書を、相手方にいつ届けたか証拠に残る形式の郵便です。
内容証明郵便を出すときには、配達証明をつけます。
これをつけないと、相手方にいつ届いたのかその証明ができなくなるので、内容証明郵便の意味がほとんどありません。
内容証明郵便以外でも、配達証明をつけることあります。
配達証明との違いについては、配達証明だけであれば、どのような文書を送ったのかが、郵便局での記録には残らないことになります。
そのため、送った文章の内容まで証明してほしい場合には、配達証明付きの内容証明郵便を送ることになります。
書留文書なので、直接渡すことにはなりますが、本人限定受取などをつけなければ、同居家族が受け取ることもあります。
差し出した日から5年以内が、郵便局で送った文書を閲覧したり、再度証明を受けられる保管期間とされています。
内容証明郵便にかかる費用
郵便局で内容証明郵便にかかる費用ですが、書留郵便の料金、配達証明の料金、内容証明の料金が加算されて決定される計算になります。
値段は、内容証明郵便で送る文書のページ数によって変わってきます。内容証明費用の加算金額がページ数で変わるためです。
枚数が２枚で、配達証明をつけ、速達なしの料金で、いくらくらいかかるかというと、１５００円前後です。
内容証明郵便が持つ効果を考えて、この費用が安いか高いか判断して決めれば良いでしょう。
郵送料を切手で払いたいという場合には、封筒に貼らずに郵便局に持ち込むようにしましょう。
この費用は、郵便局でかかる実費ですが、この文書自体を弁護士等の専門家に作成してもらったり、弁護士名義で出すという場合には、その分の費用はかかります。これは、弁護士によって変わってきます。
内容証明郵便の効力
このような内容証明郵便は、基本的には郵便方法の1つなので、それ以上に効力あるものではありません。
弁護士から内容証明郵便が届いた送られてきたということで怖い気持ちになる人もいます。
しかし、そこに書かれている内容が、例えば慰謝料請求だったりすると、通常の郵便で送られたものと同じ効力しかありません。
そのため、形式が内容証明郵便だからといって、必要以上に怖がるものではありません。
また、内容証明郵便は、郵便で自分の主張をするだけのものなので、証拠がなくても出せます。
その内容を、相手方が争うことも当然できます。
内容証明郵便を送った後
内容証明郵便を送る際には、配達証明をつける必要があります。
これによって、相手方に内容証明郵便がいつ届いたのか特定できます。
相手方に意思表示が届いた日を特定できるわけです。
お金を払えという内容証明を送る際には、期限を記載することがあります。
たとえば、「10日以内」「1週間以内」に支払えと記載するケースです。このような場合、内容証明郵便では配達日があとで特定できるので、「本書到達から10日以内に」支払えなどと記載することが多いです。
発送した内容証明郵便がいつ届くかについては、通常の郵便事情と同じです。あらかじめ特定はできないです。
また、相手方が不在だったりすると、すぐに届かないこともあります。
１日でも急ぐという場合には、オプションで速達を付けます。
届いた場合には、それから配達証明のハガキが発信者宛に発送されます。
配達証明のハガキは、配達日から何日か後に届きます。このハガキと控えの文書をセットで証拠にするので、あわせて保管するようにしてください。
このハガキでは、タイムリーに、受け取り確認をすることはできません。
相手方に届いたのかを確認したければ、お問い合わせ番号等から、インターネットで追跡することになります。
内容証明を送った後、相手方から回答書や反論書が届くこともあります。このような相手の反応を待つことになります。
内容証明郵便が届かない
内容証明郵便は、郵便物ですので、相手方の住所に送ることになります。
相手の住所が分からないとなると、相手の住所を調査しなければ、内容証明郵便を使うことができません。
相手のメールアドレス、LINEしか情報がないとなると、これだけでは内容証明郵便を送ることができないのです。
知っている情報から、相手方の住所を調査できるのかどうかから検討しなければならなくなります。
次に、相手方の住所を特定して、内容証明郵便を発送しても「宛所に尋ね当たらず」として、宛先不明で戻ってきてしまうことがあります。
また、相手が過去にその住所に住んでいたものの、すでに転居し、郵便局に転居届をしていない場合、「転居先不明」で戻ってきてしまいます。
これは、特定した住所に相手が居住していない、転居している等の理由で、郵便が届かない状態にあることを示しましまます。
宛先不明で戻ってきてしまったのでは、配達されていないことになるので、配達証明も出ません。
内容証明郵便の意味がないことになります。
住民票上の住所に変更がないかどうかなど、調査を進める必要が出てきます。
保管期間経過や受取拒否
宛先不明以外に、相手が留守の場合、すぐには届きません。この場合、不在通知を残し、郵便局に持ち帰られます。受取人が、再配達依頼などの受取をしない場合、保管期間が経過した後に、差出人に返されます。この場合も届いたことにはなりません。
また、郵便局員が手渡そうとしても、受取を拒絶され、受取拒否として戻ってくることもあります。
このような場合には、「特定記録郵便」など、別の郵便方法で再送する方法があります。
手渡しではなく、郵便受けに投函される方法です。
内容証明郵便のメリット・デメリット
内容証明郵便のメリットは、送った文書が証拠に残り、配達日も特定できるという点です。
また、相手によっては、通常の郵便よりも強いものだと誤解し、行動しやすくなるという点もあります。
相手がビビるという効果ですね。
内容証明郵便のデメリットとしては、通常の郵便より費用がかかることや、形式面のルールを守るのが面倒という点があります。
また、結局は、1つの郵便方法に過ぎないので、無視されたり、ばっくれられることもあるとという点です。
内容証明郵便を無視したからといって、罰則があるわけでもありません。そのため、無視された場合には、強制力に結びつく訴訟手続、裁判手続きをする必要が出てきます。
内容証明郵便の使いみち
内容証明郵便の使い道としては、通知を証拠に残すことにあります。
法律で、何日以内にしなければならない、この時期にしなければならない、という通知があります。
そのような場合に、普通郵便で通知した場合、後から相手に「知らない」と言われるリスクがあります。通知したことを証明できないと、法律の効果を受けられないことになります。
このような種類の通知としては、
- 訪問販売等のクーリングオフ
- 消滅時効を中断させるための通知
- 遺留分請求
- 建物賃貸借契約などの更新拒絶通知
- 契約解除通知
- 債権譲渡通知
などがあります。
訪問販売等のクーリングオフでは書面受領から８日以内という期限があるため、内容証明郵便を使うのが無難です。
他に記載した通知も、あとから「受け取っていない」と反論されると、法的効果が発生しなくなり、損害が大きくなるリスクが有るものです。
逆にいえば、このような証拠が必要な通知以外は、内容証明郵便を使う意義はそこまでありません。
たとえば、慰謝料の請求などを内容証明郵便で送るという場合、プレッシャーを与えるという効果以外に、内容証明を使う意味はさほどありません。
ジン法律事務所弁護士法人では、内容証明郵便の文案だけの作成、弁護士名義での作成もそれぞれ対応できます。
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